Matriz de gerenciamento de tempo: fazendo o melhor uso de seu tempo

'Planos não são nada; o planejamento é tudo. ' - Presidente Dwight D. Eisenhower



Fonte: rawpixel.com



Você tem 24 horas por dia, e os especialistas dizem que você deve passar 8 horas dormindo. Isso deixa 16 horas inteiras para fazer tudo o que precisa ser feito. Então, por que sempre parece que NUNCA há horas suficientes em um dia? A resposta para esse dilema está em como você administra seu tempo. Uma estratégia testada e comprovada, mas simples, que você pode empregar é a matriz de gerenciamento de tempo. Ele foi projetado para ajudá-lo a priorizar suas responsabilidades, de forma que você possa superá-las com o mínimo de estresse possível.

No entanto, a matriz de gerenciamento de tempo não é um botão mágico. Isso não adicionará mais horas ao seu dia, nem proporcionará velocidade sobre-humana para concluir seus trabalhos com tempo de sobra. Também não colocará todo mundo em transe enquanto você dedica seu tempo trabalhando em suas tarefas sem distrações - não é ESSE tipo de matriz! O que é ótimo nisso é que pode funcionar para qualquer pessoa, mas existem certas atitudes e habilidades que você precisa desenvolver para garantir que funcione para você.



Começaremos explicando como funciona a própria matriz e sua conexão com o 34º Presidente dos Estados Unidos. Continuaremos destacando os benefícios da matriz e dando-lhe algumas dicas úteis sobre como fazer o melhor uso da matriz para concluir sua lista de tarefas pendentes!

O que é a matriz de gerenciamento de tempo?



Fonte: pixabay.com

A matriz de gerenciamento de tempo costuma ser chamada de 'Matriz de Eisenhower', 'Caixa de Eisenhower' ou 'Matriz de decisão de Eisenhower'. Isso porque o presidente Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) é responsável por criá-lo e dizem que o usou durante sua presidência. Outro nome frequentemente associado à popularização da matriz é Stephen Covey (1932 -2012). Ele foi um educador, autor e empresário que inspirou outras pessoas com suas idéias sobre eficácia e liderança. Covey discute a utilidade da Matriz de Eisenhower em seu livro 'The 7 Habits of Highly Effective People'.

interpretação dos sonhos sendo perseguida

A matriz de Eisenhower é um quadrado dividido em quatro quadrantes ou quadrados menores (dois na parte superior e dois na parte inferior). Ele usa quatro rótulos: Importante, Não importante, Urgente e Não urgente. Os rótulos sobrepostos para cada quadrante resultam na seguinte organização.



  • Quadrante Um (canto superior esquerdo) - Importante e Urgente
  • Quadrante dois (canto superior direito) - importante, mas não urgente
  • Quadrante três (canto inferior esquerdo) - Urgente, mas não importante
  • Quadrante quatro (canto inferior direito) - Não urgente e não importante

Muitas vezes confundimos o que significa 'importante' e 'urgente', pensando que são a mesma coisa. A matriz de gerenciamento de tempo, entretanto, torna o entendimento da diferença entre eles uma necessidade. Essas duas palavras são responsáveis ​​por levar a matriz além de um simples gráfico de gerenciamento de tempo, onde você apenas lista as atividades que deseja cobrir em um determinado período.

Importante: Esses itens são essenciais para você atingir uma meta definida. Você os vê como muito significativos, seja pessoalmente ou para alguém de quem você gosta.



Urgente:Esses itens precisam ser feitos imediatamente, geralmente porque atrasá-los terá repercussões instantâneas em outros itens ou áreas de sua vida.

Você completa a matriz adicionando cada uma de suas tarefas a um quadrante com base na combinação de rótulos que melhor se ajusta a ela. Você pode ver imediatamente como a matriz de gerenciamento de tempo o força a fazer um balanço, não apenas de todas as coisas que você tem que fazer, mas também como você as vê, em relação à relevância e à demanda de seu tempo.



322 chama gêmea

Quadrante Um: Importante e Urgente

Este segmento da Matriz de Eisenhower contém as tarefas que você priorizou. Esses trabalhos são aqueles que não podem ser adiados para mais tarde e devem ser atendidos imediatamente. Os itens aqui podem incluir um prazo de entrega rápido para um cliente ou seu chefe. Outros podem ser:



  • Uma emergência médica
  • Uma crise familiar
  • Preparativos de última hora para um evento

Essas responsabilidades tendem a ser aquelas que você não pode delegar a ninguém e deve cuidar de si mesmo. Mesmo se você puder delegá-los, você terá que supervisionar os detalhes de sua conclusão pessoalmente.

Em um mundo ideal, onde você está constantemente atualizado com suas tarefas e nunca há nenhuma emergência, o Quadrante Um estaria vazio! Todos nós sabemos, entretanto, que nunca é o caso. Portanto, praticamente, os itens do primeiro quadrante não devem ser mais do que um punhado. Manter o Quadrante Um no mínimo é feito trabalhando-se constantemente nas coisas do Quadrante Dois. Ao fazer isso, será menos estressante para você se você tiver que ajustar a matriz e mudar as coisas porque algo surge que tem precedência sobre tudo o mais.

Fonte: rawpixel.com

Além disso, muitos itens no primeiro segmento de sua matriz de gerenciamento de tempo podem ser uma indicação de que você tem muito a fazer ou que mordeu mais do que pode mastigar. Reserve um momento para revisar cada uma das entradas do primeiro quadrante objetivamente. É possível que alguns deles estejam no Quadrante Dois ou no Quadrante Três - não tão importantes ou urgentes quanto você pensava originalmente.

Se o seu quadrante um está sempre transbordando, você pode precisar abandonar algumas de suas responsabilidades para garantir que sua saúde e sanidade não sejam corroídas pela montanha de coisas urgentes e importantes que você tem que fazer.

Quadrante dois: importante, mas não urgente

Aqui você colocará os itens que são significativos a médio e longo prazo - coisas que você pode decidir resolver um pouco de cada vez. O segundo quadrante prova ser muito útil quando se trata de criar estratégias ou planejar o futuro. Esses trabalhos merecem uma parte justa de sua atenção (isto é, afinal, por que você os está rotulando como importantes!). Sua conclusão, entretanto, não é uma questão de grande urgência. Em última análise, você está almejando que a maior parte de suas tarefas caia no segundo quadrante.

Este segmento de sua matriz de gerenciamento de tempo pode ser reservado para atividades que contribuem para seu bem-estar geral - sua saúde física, mental e emocional. Coisas como exercícios, agendamento de férias ou passar bons momentos com a família e amigos. Outros itens possíveis do Quadrante Dois incluem:

anjo número 949
  • Cursos de treinamento
  • Desenvolvimento profissional
  • Preparação para um evento
  • Mantendo-se informado das novidades
  • Tempo gasto no planejamento

Sempre que possível, delegar responsabilidades e fazer uso do trabalho em equipe são duas maneiras muito boas de lidar com os itens do segundo quadrante. Da mesma forma, é importante dedicar tempo às atividades do segundo quadrante, mesmo que não sejam de extrema urgência. Se você adquirir o hábito de adiá-los, existe o risco muito real de esses itens serem transferidos para o seu quadrante um, deixando você estressado.

Um exemplo rápido está sempre atrasando o desenvolvimento profissional até que você subitamente perceba que seu trabalho está em jogo porque você não atualizou suas qualificações e se manteve atualizado com os desenvolvimentos em sua área de especialização. Cursos intensivos, soluções rápidas e ter que convencer seu chefe de que você, de fato, vê o desenvolvimento profissional como importante e se esforçará para melhorar, só aumentará o estresse.

Quadrante três: urgente, mas não importante

Os itens no quadrante três são geralmente vistos como distrações ou interrupções que o impedem de concluir as tarefas nos quadrantes um e dois. Eles aparecem com um senso de urgência, como o toque do seu telefone, mas não são necessariamente importantes. As entradas do quadrante três incluirão:

Fonte: rawpixel.com

  • Algumas reuniões
  • Algumas ligações
  • Alguns Emails

Preencher o quadrante três tende a ser complicado e se resume em sua compreensão do que é importante versus o que é urgente.

Um bom exemplo do que acontece aqui é aquela terceira reunião de departamento de 3 horas durante o mês em que você sabe que as mesmas questões de antes serão refeitas. Assim que terminar, todos voltarão aos negócios normalmente. Você não vê a reunião como importante, mas seu chefe sim, portanto, sua presença é uma questão de urgência - você não pode adiar.

Quando se trata dos itens do terceiro quadrante, delegue o máximo que puder. Você ainda pode ter que verificar o progresso de qualquer item delegado, para garantir que seja feito de forma eficiente e eficaz. Caso contrário, ele pode voltar para você com uma urgência ainda maior do que originalmente exigia.

Além disso, as responsabilidades que você delega não precisam ser de uma pessoa real. Por exemplo, você pode contar com o correio de voz para atender algumas de suas ligações enquanto cuida das questões importantes do primeiro e segundo quadrante. Mais tarde, quando não estiver tão ocupado, você pode examinar as mensagens para descobrir do que se tratavam e lidar com cada uma conforme necessário, talvez retornando a ligação.

Quadrante Quatro: Não Urgente e Não Importante

Se você preencher diligentemente os três primeiros quadrantes de sua matriz de Eisenhower, poderá ficar agradavelmente surpreso com o número de coisas que acaba relegando para o quadrante quatro! Esses itens geralmente são hábitos ruins e improdutivos, que não são importantes nem urgentes. Eles tendem a atrapalhar o seu dia e não fazem nada mais do que atrapalhar a realização de tarefas que são importantes, urgentes ou ambas.

Coisas como verificar constantemente suas contas de mídia social e:

  • Assistir televisão por horas a fio
  • Navegar na web sem rumo
  • Conversas telefônicas que giram em torno de fofoca

Essas perdas de tempo geralmente vêm com o pretexto de serem urgentes - um alerta de mensagem no telefone, por exemplo, mas nunca são importantes. Colocá-los no quadrante quatro de sua matriz de gerenciamento de tempo é o primeiro passo para se livrar deles. Seu tempo pode ser muito melhor gasto em coisas nos outros três quadrantes - coisas que você considerou ter alguma importância ou urgência.

Claro, encontrar tempo para relaxar e descontrair é sempre importante e pode se tornar urgente, às vezes. A busca rotineira de atividades triviais e improdutivas, entretanto, é o tipo de coisa que você deve tentar eliminar de suas atividades diárias.

Usando sua matriz de gerenciamento de tempo com eficácia

Faça regularmente

o que significa quando você sonha com baratas

Não existe uma regra estrita sobre a frequência com que você deve escrever uma matriz de gerenciamento de tempo. Isso vai depender de suas circunstâncias, carga de trabalho e da natureza das tarefas que você tem que concluir. Algumas pessoas acham que revisar e atualizar a matriz semanalmente é prático para elas. Outros preferem trabalhar nisso diariamente, excluindo e adicionando tarefas conforme necessário. Seja qual for o intervalo que você escolher, tente reservar um tempo específico para trabalhar em sua matriz, pois isso ajudará a garantir que seja feito.

Fonte: pixabay.com

Anotá-la

Quando se trata de planejamento, é sempre bom anotar as coisas, seja com papel e caneta ou no PC, tablet ou telefone. O próprio ato de escrever, juntamente com a matriz visual que você cria, ajudam a desenvolver seus processos de pensamento enquanto você classifica as tarefas em mãos. É uma boa ideia manter sua matriz de gerenciamento de tempo em um local onde você a verá com frequência - a tela inicial do computador ou uma cópia impressa em papel estrategicamente posicionada funcionam bem.

A matriz de gerenciamento de tempo tem o objetivo de fazer mais do que auxiliá-lo na conclusão de suas tarefas. É também uma maneira de você dar um passo para trás e colocar um pouco de perspectiva na maneira como encara todas as coisas que deseja realizar. Anotar fisicamente a matriz ajuda você a fazer isso.

311 número do anjo que significa amor

Adicionar detalhes

Pense nos detalhes que você adiciona à sua matriz como a primeira etapa para lidar com cada uma de suas tarefas - uma espécie de plano de ataque. Ao colocar cada tarefa na Matriz de Eisenhower, você pode esclarecer suas declarações, adicionar notas, dividir um trabalho grande em outros menores e, em seguida, adicionar tempos de realização separados para eles.

Seja flexível

Sua matriz de gerenciamento de tempo não está gravada em pedra. Eventos inesperados que talvez sejam importantes ou urgentes podem surgir a qualquer momento e atrapalhar seus planos cuidadosamente planejados. Você pode descobrir que os itens mudam de lugar, saltando de um quadrante para o outro.

Por exemplo, você pode ter colocado um trabalho com um prazo muito distante no segundo quadrante (importante, mas não urgente). Se as circunstâncias o levarem a não ser capaz de comparecer a tudo ou tanto quanto gostaria, então você pode descobrir que o prazo está de repente se aproximando de sua cabeça, com uma parte do trabalho ainda incompleta. Isso significa que você terá que transferir esse trabalho específico para o primeiro quadrante (importante e urgente) para garantir que seu prazo seja cumprido.

6 benefícios de usar a matriz de gerenciamento de tempo

  1. Você aprende a priorizar: A habilidade de reconhecer as coisas que são importantes e distingui-las das distrações inconseqüentes ao seu redor é uma habilidade inestimável. Ao trabalhar com a matriz de gerenciamento de tempo, você descobrirá que a priorização se torna mais intuitiva. Ou seja, você pode avaliar rapidamente as tarefas em questão quanto à relevância e urgência e, em seguida, adaptar sua abordagem para se adequar a elas.
  2. Você se torna mais organizado:A Matriz de Eisenhower adiciona ordem à maneira como você lida com suas responsabilidades. Portanto, em vez de trabalhar desordenadamente, você sabe quais tarefas devem ser feitas primeiro e quais você pode distribuir ao longo de um período.
  3. Você aprende a deixar ir:Não são apenas as distrações que você aprende a deixar de lado ao confiar em sua matriz de gerenciamento de tempo para guiá-lo na realização de suas tarefas. Você também aprende a perceber quando não pode mais assumir responsabilidades e quando é hora de passar algumas de suas tarefas para outras pessoas.
  4. Você aprende autodisciplina:A autodisciplina é conscientemente assumir o controle de seu comportamento. Envolve estar mais focado em ações positivas à medida que você desiste das negativas. Esse traço surge naturalmente dos três primeiros benefícios da matriz: priorizar, organizar e evitar distrações.
  5. Você realiza mais:Por ser mais organizado e evitar atividades que perdem tempo, você gasta mais tempo com o que importa, trabalhando em sua lista de tarefas a um ritmo muito mais rápido. Essas 16 horas em seu dia de repente não parecem tão curtas!
  6. Você está menos estressado:Muitas vezes, muito do estresse que sentimos vem de ter muito o que fazer ao mesmo tempo e sentir que não podemos dedicar tempo suficiente a cada atividade. Com a matriz de gerenciamento de tempo, você começa a acompanhar suas tarefas e cumprir prazos, eliminando assim grande parte do estresse.

Fonte: rawpixel.com

Algumas pessoas podem implementar diligentemente uma planilha de gerenciamento de tempo, como a matriz, por conta própria. Para outros, no entanto, um pequeno conselho e orientação de um profissional treinado é o catalisador perfeito para começar. Você está tendo problemas com procrastinação crônica, sendo persistentemente mal organizado ou continuamente distraído pelas coisas 'Não Importantes e Não Urgentes' da vida? Quanto mais cedo você pedir ajuda, mais cedo poderá começar a ver a diferença que a matriz de gerenciamento de tempo pode fazer por você.